Associações, clubes esportivos, comitês de festa: a coleta de prêmios gratuitos junto a empresas continua sendo o principal recurso para financiar uma rifa ou um sorteio sem avançar dinheiro. A abordagem parece simples, mas as negativas são frequentes, e a qualidade dos prêmios obtidos depende em grande parte da maneira como o pedido é formulado e endereçado.
Formulários de solicitação de prêmios: o canal que a maioria das associações ignora
O reflexo clássico consiste em entrar em um comércio local com uma carta padrão. Essa abordagem ainda funciona para pequenos comércios, mas encontra cada vez mais barreiras quando se busca marcas ou estruturas de médio porte.
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Várias empresas agora possuem formulários online dedicados a solicitações de prêmios. O Puy du Fou, por exemplo, oferece uma página específica intitulada “Desejo fazer uma solicitação de prêmio”, com critérios a serem preenchidos antes de qualquer contato. Esse tipo de dispositivo está se generalizando porque permite à empresa filtrar as solicitações e rastrear suas doações para sua contabilidade.
A consequência direta para uma associação que deseja solicitar prêmios gratuitos às empresas: é preciso primeiro verificar se existe um canal oficial no site da marca visada antes de enviar um e-mail genérico. Passar pelo canal correto aumenta significativamente as chances de resposta positiva, pois a solicitação chega ao serviço certo e não a uma caixa de entrada saturada.
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Redigir uma carta de solicitação de prêmios que não vai para o lixo
A maioria das negativas não vem de uma falta de generosidade da empresa. Elas vêm de uma carta que não dá nenhuma razão concreta para dizer sim.
O que a empresa quer ler em sua solicitação
Um comércio ou uma marca que oferece um prêmio busca uma contrapartida: visibilidade local, exibição de seu logo nos materiais do evento, uma menção nas redes sociais da associação. Propor uma contrapartida específica triplica a probabilidade de obter um prêmio.
- Indicar o número de participantes esperados para o evento, mesmo que aproximado, para que a empresa possa medir a audiência potencial
- Especificar o tipo de visibilidade oferecida em troca: cartaz, banner, publicação na página da associação, agradecimento ao microfone
- Mencionar a data e o local do evento para que o parceiro possa verificar a compatibilidade com seu calendário promocional
- Anexar um documento oficial (recibo de declaração na prefeitura, número RNA) que comprove o status associativo
Os erros de forma que fecham a porta
Uma carta enviada três semanas antes do evento chega tarde demais. As empresas que oferecem prêmios planejam seus orçamentos de patrocínio ou comunicação com vários meses de antecedência. Enviar a solicitação com pelo menos dois meses de antecedência dá tempo ao serviço responsável para tratar do pedido.
Outro erro comum: solicitar uma grande rede nacional sem personalizar a mensagem. As cadeias de distribuição quase sempre redirecionam para o gerente da loja local. Endereçar a solicitação diretamente ao responsável pela loja mais próxima, mencionando-o se possível, muda a situação.
Prêmios de rifa e regras de conformidade: o que a lei realmente permite
Esse ponto raramente é abordado nos guias práticos, e no entanto, ele condiciona o tipo de presente que você pode solicitar. As rifas e tombolas associativas são regulamentadas: os prêmios devem ser bens, serviços ou vales-presente. Os ganhos em dinheiro devem ser evitados no contexto das rifas tradicionais organizadas por associações.
Essa restrição orienta a estratégia de coleta. Em vez de buscar um patrocinador que financie um cheque, é preciso direcionar-se a empresas capazes de fornecer produtos físicos ou serviços (ingressos para um parque, sessões em um centro de lazer, cestas de produtos).
Estratégia de mix entre prêmio principal e pequenos presentes para um evento bem-sucedido
Os retornos de campo das associações que organizam regularmente rifas convergem em um ponto: um prêmio principal muito visível atrai a participação muito mais do que uma infinidade de prêmios medianos. Um fim de semana em uma pousada, uma bicicleta ou um eletrodoméstico listado em primeiro lugar cria o desejo de comprar um bilhete.
Por outro lado, apostar apenas em um único grande prêmio desanima os participantes que consideram suas chances muito baixas. A combinação vencedora associa um ou dois prêmios principais, obtidos de parceiros locais dispostos a um esforço significativo, a uma série de pequenos prêmios (vales-presente de baixo valor, produtos alimentares locais, ingressos de cinema). Esses pequenos prêmios geralmente vêm de comércios locais, que aceitam mais facilmente porque o investimento permanece modesto para eles.
Direcionar os parceiros certos de acordo com o tipo de evento
Um clube esportivo que organiza uma rifa não tem as mesmas necessidades que um comitê de pais que prepara uma festa. Para uma rifa com um público adulto, os prêmios alimentares (cestas de produtos regionais, garrafas de vinho) e os vales para restaurantes funcionam bem. Para uma festa escolar, os ingressos para parques de diversões, jogos de tabuleiro ou atividades para crianças são mais adequados.
Os retornos de experiência publicados por organizadores também mostram que os pequenos comércios locais são frequentemente mais generosos do que as grandes redes. Os supermercados frequentemente recusam, enquanto um artesão ou um comerciante independente vê nisso uma oportunidade de se fazer conhecido em seu bairro.
O sucesso de uma coleta de prêmios depende menos do volume de solicitações enviadas do que de sua relevância. Cinco cartas bem direcionadas, com uma contrapartida de visibilidade clara e um prazo suficiente, geralmente produzem mais resultados do que cinquenta e-mails copiados e colados. O relacionamento com os parceiros locais se constrói ao longo do tempo: uma empresa satisfeita com a visibilidade obtida em um primeiro evento renovará espontaneamente no ano seguinte.