Associazioni, club sportivi, comitati di festa: la raccolta di premi gratuiti presso le aziende rimane il principale strumento per finanziare una tombola o un lotto senza anticipare liquidità. L’approccio sembra semplice, ma i rifiuti sono frequenti e la qualità dei premi ottenuti dipende in gran parte dal modo in cui la richiesta è formulata e indirizzata.
Moduli di richiesta di premi: il canale che la maggior parte delle associazioni ignora
Il riflesso classico consiste nel varcare la soglia di un negozio locale con una lettera standard. Questo approccio funziona ancora per i piccoli commerci, ma si scontra sempre di più con un muro non appena si mirano marchi o strutture di dimensioni intermedie.
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Molte aziende dispongono ora di moduli online dedicati alle richieste di premi. Il Puy du Fou, ad esempio, propone una pagina specifica intitolata “Desidero fare una richiesta di premio”, con criteri da compilare prima di qualsiasi contatto. Questo tipo di dispositivo si sta generalizzando perché consente all’azienda di filtrare le richieste e di tracciare le sue donazioni per la contabilità.
La conseguenza diretta per un’associazione che desidera richiedere premi gratuiti alle aziende: è necessario prima verificare se esiste un canale ufficiale sul sito del marchio in questione prima di inviare un’email generica. Passare attraverso il canale giusto aumenta sensibilmente le possibilità di risposta positiva, poiché la richiesta arriva al servizio giusto e non in una casella di posta saturata.
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Redigere una lettera di richiesta di premi che non finisca nel cestino
La maggior parte dei rifiuti non deriva da una mancanza di generosità da parte dell’azienda. Derivano da una lettera che non fornisce alcuna ragione concreta per dire di sì.
Ciò che l’azienda vuole leggere nella tua richiesta
Un negozio o un marchio che offre un premio cerca una controparte: visibilità locale, esposizione del proprio logo sui materiali dell’evento, menzione sui social media dell’associazione. Proporre una controparte precisa triplica la probabilità di ottenere un premio.
- Indicare il numero di partecipanti attesi all’evento, anche se approssimativo, affinché l’azienda possa misurare l’audience potenziale
- Specificare il tipo di visibilità offerta in cambio: poster, banner, pubblicazione sulla pagina dell’associazione, ringraziamento al microfono
- Menzionare la data e il luogo dell’evento affinché il partner possa verificare la compatibilità con il proprio calendario promozionale
- Allegare un documento ufficiale (ricevuta di dichiarazione in prefettura, numero RNA) che attesti lo status associativo
Gli errori di forma che chiudono la porta
Una lettera inviata tre settimane prima dell’evento arriva troppo tardi. Le aziende che offrono premi pianificano i loro budget di mecenatismo o comunicazione diversi mesi in anticipo. Inviare la richiesta almeno due mesi prima della data consente al servizio interessato di elaborare il dossier.
Un altro errore comune: sollecitare una grande catena nazionale senza personalizzare il messaggio. Le catene di distribuzione rimandano quasi sistematicamente al direttore del negozio locale. Inviare la richiesta direttamente al responsabile del negozio più vicino, nominando se possibile, cambia le carte in tavola.
Premi di tombola e regole di conformità: ciò che la legge consente davvero
Questo punto è raramente affrontato nelle guide pratiche, eppure condiziona il tipo di regalo che puoi richiedere. I lotterie e tombole associative sono regolamentate: i premi devono essere beni, servizi o buoni acquisto. I guadagni in denaro sono da escludere nel contesto delle lotterie tradizionali organizzate da associazioni.
Questa restrizione orienta la strategia di raccolta. Piuttosto che cercare uno sponsor che finanzia un assegno, è necessario mirare a aziende in grado di fornire prodotti fisici o prestazioni (ingressi per un parco, sessioni in un centro ricreativo, cesti gastronomici).
Strategia di mix tra grande premio e piccoli regali per un evento riuscito
I feedback sul campo delle associazioni che organizzano regolarmente tombole convergono su un punto: un premio principale molto visibile attira la partecipazione molto più di una moltitudine di premi medi. Un weekend in un agriturismo, una bicicletta o un elettrodomestico in cima alla lista crea la voglia di acquistare un biglietto.
D’altra parte, puntare solo su un grande premio scoraggia i partecipanti che ritengono le loro possibilità troppo basse. La combinazione vincente associa uno o due premi di punta, ottenuti da partner locali disposti a un impegno significativo, a una serie di piccoli premi (buoni acquisto di basso importo, prodotti alimentari locali, biglietti per il cinema). Questi piccoli premi provengono spesso da negozi di prossimità, che accettano più facilmente perché l’investimento rimane modesto per loro.
Mira ai giusti partner in base al tipo di evento
Un club sportivo che organizza un lotto non ha le stesse esigenze di un comitato di genitori che prepara una festa. Per un lotto con un pubblico adulto, i premi alimentari (cesti di prodotti regionali, bottiglie di vino) e i buoni per ristoranti funzionano bene. Per una festa scolastica, gli ingressi per parchi di divertimento, giochi da tavolo o attività per bambini sono più adatti.
I feedback pubblicati da organizzatori mostrano anche che i piccoli negozi locali sono spesso più generosi delle grandi catene. I grandi supermercati rifiutano frequentemente, mentre un artigiano o un commerciante indipendente vede in questo un’opportunità per farsi conoscere nel proprio quartiere.
Il successo di una raccolta di premi dipende meno dal volume di richieste inviate che dalla loro pertinenza. Cinque lettere ben mirate, con una controparte di visibilità chiara e un tempo sufficiente, producono generalmente più risultati di una cinquantina di email copiate e incollate. La relazione con i partner locali si costruisce nel tempo: un’azienda soddisfatta della visibilità ottenuta durante un primo evento rinnoverà spontaneamente l’anno successivo.